Afbeelding Vragenbrief WBSO

WBSO Tips & Tricks – Deel 5: Vragenbrief WBSO

28.10.2019

Wanneer adviseurs bij RVO een innovatie niet begrijpen of twijfelen of het voldoet aan de vereisten voor S&O werk (Speur & Ontwikkeling) dan kunnen ze een vragenbrief versturen. Hierin vragen ze om het WBSO project verduidelijken of om hun mening over het project te weerleggen. Een vragenbrief is een serieuze kwestie maar u hoeft nog niet in paniek te raken. In 90% van de gevallen kunt u RVO van uw project overtuigen door meer uitleg te geven. In een vragenbrief is daar ook veel meer ruimte voor dan in de aanvraag. Soms zijn de vragen zelfs meer oprechte bezorgdheid of interesse dan twijfel over uw project. Zo is een relatie van Craeghs bijvoorbeeld gevraagd of de vergunningen voor testen van een project wel waren geregeld. Op zich een goede vraag, maar er is natuurlijk weinig verbinding met de WBSO.

Tips voor uw vragenbrief

Om het u makkelijker te maken, hebben we hieronder wat tips voor de meest voorkomende vragenbrieven gegeven.

  • Werking onduidelijk?
    Is de werking van uw innovatie nog niet duidelijk voor de adviseur? Overweeg een schets op te sturen, een afbeelding zegt meer dan duizend woorden. Vergeet natuurlijk uw begeleidende tekst niet mee te sturen!
  • Niet alles WBSO, toch deel binnenhalen
    Soms vindt een RVO adviseur een deel van de activiteiten die vermeld zijn in de aanvraag geen WBSO. U kunt hier natuurlijk tegenin gaan maar vaak kunt u ook een verdere specificatie van de uren aanleveren. Het deel gerelateerd aan de afgewezen activiteit kan dan in mindering worden gebracht op de beschikking. Zo kunt u relatief gemakkelijk toch een groot deel van de subsidie binnenhalen.
  • Functionele eisen i.p.v. technische knelpunten
    Soms vinden adviseurs van RVO dat u voornamelijk functionele eisen en geen technische knelpunten hebt beschreven. In dat geval wordt gevraagd om uw knelpunten en oplossingsrichtingen opnieuw en in meer detail uiteen te zetten. Het verschil tussen een functionele eis en een technisch knelpunt is moeilijk uit leggen. Vaak volgt uit een functionele eis een knelpunt. Ter illustratie: een stoel mag geen metaal bevatten (functionele eis), hieruit volgt: het bieden van voldoende stevigheid is ingewikkeld zonder gebruik van metaal (technisch knelpunt).
  • Verschil met uw andere projecten
    Wanneer u al meerdere projecten in een bepaalde richting heeft ontwikkeld, kan u gevraagd worden om het verschil tussen een nieuw project en uw oude of al afgeronde projecten te verduidelijken. In de WBSO moet een ontwikkeling namelijk nieuw voor uw onderneming zijn. Verduidelijk in dit geval goed of welke technische manier dit project verschilt van uw voorgaande activiteiten.
  • De weg kwijt
    Soms lopen projecten jarenlang door, waarbij regelmatig van richting wordt veranderd door nieuwe inzichten. In zo’n geval zal RVO vragen om de knelpunten en oplossingsrichtingen een update geven. Normaliter kunt u koerswijzigingen in de projectupdates beschrijven maar bij langlopende projecten wordt dit te onoverzichtelijk. U kunt besluiten om een geheel nieuw project te formuleren. Zijn de resterende werkzaamheden echter te beperkt om op zichzelf te staan als project? Geef dan het oude project een opfrisbeurt.
  • Bepaling van kosten
    Bij de kosten-uitgaven aanpak (lees ons artikel forfaitair vs. uren-kosten) geeft u aan welke kosten u verwacht per project. Wanneer deze onvoldoende zijn gespecificeerd of boven verwachting hoog zijn, kunt u een vragenbrief verwachten. Normaliter wordt u dan gevraagd hoe deze kosten zijn bepaald en of u ze kunt opdelen in kleinere posten.
  • Eigen werk?
    Een vraag die vooral bij startups nogal eens opkomt is “Zijn dit uw eigen ontwikkelingen i.e. worden alle activiteiten in eigen beheer uitgevoerd?”. Deze vraag wordt gesteld wanneer de adviseur onvoldoende zicht heeft op de competenties van uw personeel op een bepaald vlak en dus twijfelt aan uw mogelijkheid om het project zelf uit te voeren. Maakt u normaliter machines en wilt u nu software gaan ontwikkelen? Zoiets kunt u duidelijk maken in de bedrijfsomschrijving aan het begin van uw WBSO aanvraag. Ook het hebben van een team- of LinkedIn-pagina waarop uw personeel, inclusief hun competenties, is beschreven kan helpen om deze vragen te voorkomen.
  • Serieuze gevallen
    Heeft een adviseur ernstige bedenkingen bij een project? Dan zal u de zin “Ik ben voornemens dit project af te wijzen” waarschijnlijk langs zien komen. Hier bewijst uw subsidieadviseur zijn waarde; zelfs deze projecten zijn vaak nog te redden door uw perspectief goed te beargumenteren. Essentieel hierin is om de technische knelpunten voldoende sterk en onderbouwd te maken in uw reactie.
  • Intrekken
    Twijfelt u na het commentaar van de RVO adviseur of uw project wel voldoet aan de eisen voor WBSO? Overweeg dan om het project in te trekken of ga in overleg met een subsidieadviseur. Discussies met RVO worden vaak niet gewaardeerd en eerlijkheid wordt op prijs gesteld.
  • Een belletje
    Tijdens de beantwoording van een vragenbrief kan de RVO adviseur persoonlijk contact met u opnemen om via telefoon een project toe te lichten. Dit kan pittiger zijn dan een schriftelijke toelichting; wat u zegt kan niet zomaar worden teruggenomen en de bedenktijd is beperkt. U kunt gelukkig altijd vragen om de vragen even op papier te zetten, zodat u dit met de betrokken medewerkers samen kunt beantwoorden.
Geen paniek

Een vragenbrief beantwoorden is iets wat de meeste bedrijven wel aan kunnen. Wanneer er echter een grote hoeveelheid uren op het spel staan, wordt het gemakkelijk om een vergissing te maken. Let dus goed op wat u precies benadrukt in uw antwoorden en houd de WBSO handleiding inclusief de voorwaarden in uw achterhoofd. Zit u niet te wachten op de zorgen rond het zelfstandig indienen? Neemt u dan contact op met de adviseurs van Craeghs, we helpen u graag verder.

Een andere vraag..

Wilt u nog meer weten over de WBSO? Bekijk de andere delen uit de serie WBSO Tips & Tricks. Eerder hebben we het al gehad over forfaitair vs. uren-kosten, WBSO controles, de Innovatiebox, en het schuiven met uren. Bekijk ook ons klantverhaal met Image Building over welke innovaties in de WBSO kunnen. Heeft u een vraag die nog niet beantwoord is? Neem contact met ons op en we helpen u graag verder! Bel 010 – 243 06 53 of mail naar info@craeghs.nl.