WBSO Tips & Tricks – Controles

16.06.2024

RVO probeert ieder bedrijf dat WBSO aanvraagt eens per zeven jaar te controleren. Dit gebeurt steekproefsgewijs. Het is dus geen indicatie dat er iets verkeerd is gegaan bij het aanvragen. Tijdens een controle wordt de project-, uren-, en kostenadministratie van het voorgaande jaar gecontroleerd.

Hoe gaat een controle?

Bij controles komt de RVO adviseur fysiek langs. De gemiddelde controle verloopt heel gemoedelijk; voor de adviseurs bij RVO zijn bedrijfsbezoeken een leuke manier om te zien wat er achter aanvragen schuilgaat. Dit betekent echter niet dat er niks op het spel staat; indien de administratie of werkzaamheden niet voldoen, kan de controleur gemakkelijk een correctie uitvoeren of boetes opleggen. Ook kan de onderneming worden aangemerkt voor een veel strengere controle, waarbij tot zeven jaar terug wordt gekeken. Neem het dus zeker serieus!

Je krijgt bericht dat de RVO een controle uit wil voeren en wanneer dat zal gebeuren. Dit ligt normaliter voldoende in de toekomst zodat er nog genoeg voorbereidingstijd is. Vóór de controle kun je alvast de urenstaten en facturen van het betreffende jaar versturen naar de controleur. Bespreek dit wel graag eerst met je Craeghs adviseur.

Bij aankomst van de controleur(s) kun je na een kennismakingsrondje een rondleiding geven over het bedrijf. Laat hierbij de ontwikkelingen zien, vooral de verschillende stadia van het ontwikkelingsproces. Trek bijvoorbeeld een oud prototype of een gefaald onderdeel uit de kast. Sommige controleurs willen echter pas aan het einde van de controle een rondleiding maken, zodat ze zoveel tijd als nodig kunnen nemen voor de administratie. Laat de controleur dit bepalen.

Na de rondleiding zal de controleur de administratie willen bespreken. Allereerst de urenstaten: Zijn deze realistisch of wordt er dagelijks 8 uur opgevoerd? Er wordt gevraagd wat de achtergrond is van medewerkers: hebben ze wel voldoende ervaring om S&O werk uit te voeren? De urenstaten worden tevens vergeleken met de BSN’s die zijn meegedeeld; worden er enkel uren geschreven door werknemers wiens BSN is medegedeeld en ontbreken er geen urenstaten van BSN’s die wel zijn medegedeeld?

Er worden wat vragen gesteld over een selectie van de facturen, hierbij is voornamelijk aandacht voor grote bedragen en factuuromschrijvingen die niet goed aansluiten op de WBSO (bijv. engineeringskosten).

Als je alles goed hebt doorstaan, wordt er ter afsluiting nog gevraagd naar andere, veelvoorkomende subsidies waar je voor in aanmerking zou komen.

Wat doet Craeghs?

Voordat het bedrijf gecontroleerd wordt, zullen onze adviseurs bij je langskomen om te bespreken wat er allemaal zal gebeuren en om te helpen met welke gegevens je moet verzamelen. Met deze data voeren onze adviseurs een proefcontrole uit: we doorlopen alle facturen en urenstaten en stellen dezelfde soort vragen als een controleur zou doen. Zo ben je ervan verzekerd dat de administratie voldoet, en ben je voorbereid op de mogelijke vragen van de echte controle. Tijdens die controle zijn wij natuurlijk ook present; vergeet je adviseur dus niet op de hoogte te brengen!

WBSO Tips & Tricks serie

In de vorige editie van Tips & Tricks hebben we het flexibel indienen behandeld. Bekijk ook ons klantverhaal met Image Building, hierin wordt ingegaan op wat voor ontwikkelingen kunnen worden ondergebracht in de WBSO. Heb je een vraag die nog niet beantwoord wordt? Neem contact met ons op en we helpen je graag verder! Bel 010 – 243 06 53 of mail naar info@craeghs.nl.