WBSO Tips & Tricks – de WBSO-vragenbrief

Nadat een WBSO-aanvraag ingediend is wordt deze beoordeeld door de adviseurs van RVO. Het kan soms voorkomen dat een RVO-adviseur aanvullende informatie nodig heeft om de omschreven innovatie goed te kunnen beoordelen. Ook kan het voorkomen dat ze aanvullende vragen hebben over de noodzaak van bepaalde kosten of uitgaven als onderdeel van de innovatie. Soms volstaat een telefonische vraag, maar meestal worden vragen schriftelijk gesteld. Dit gebeurt via het WBSO-portal in de vorm van een aanvullingsverzoek, ook wel de WBSO-vragenbrief genoemd.

Een WBSO-vragenbrief verdient serieuze aandacht, maar kan ook gezien worden als een kans. Het biedt ruimte om een innovatie met meer detail en diepgang toe te lichten dan normaal in de WBSO mogelijk is. In zo’n 90% van de gevallen lukt het dan ook om met de beantwoording van de vragen de RVO-adviseur te overtuigen van de WBSO-waardigheid van je S&O-werk. Ook kan het voorkomen dat een vraag gesteld wordt uit oprechte interesse of bezorgdheid bij een RVO-adviseur. Zo kan het bijvoorbeeld voorkomen dat zij je willen wijzen op het belang van bepaalde vergunningen voor je testactiviteiten.

Tips bij een vragenbrief

Om je te helpen bij het begrijpen én succesvol beantwoorden van een vragenbrief, hebben we een aantal tips en tricks opgesteld voor de meest voorkomende soorten vragenbrieven.

• Vragen over het werkingsprincipe

Soms is het lastig om een werkingsprincipe in alleen woorden uit te leggen. Het opsturen van een schets, tekening of foto van het (beoogd) werkingsprincipe of een onderdeel daarvan kan heel veel duidelijk maken. Vergeet natuurlijk niet om een begeleidende tekst mee te sturen waarin je uitlegt waar de adviseur op moet letten.

• Deels wel, deels niet WBSO

Het kan voorkomen dat een deel van de omschreven activiteiten in de ogen van de RVO-adviseur niet WBSO-waardig is. Als je zeker weet dat die observatie niet klopt, kun je beargumenteren waarom je activiteiten wél WBSO-waardig zijn. Het kan echter ook voorkomen dat een deel van je activiteiten ‘op het randje zit’. In dat geval is het soms verstandig om akkoord te gaan met een kleine correctie van het aantal uren. Zo kun je relatief eenvoudig het grootste deel van je uren wél goedgekeurd krijgen.

• Langlopende projecten

Soms loopt een WBSO-project jarenlang door, waarbij bijstelling plaatsvindt naar aanleiding van nieuwe inzichten en ontwikkelingen. Hierdoor kan het voor een RVO-adviseur onduidelijk worden wat de actuele knelpunten en oplossingsrichtingen zijn. Vaak lukt het nog om in een antwoordbrief toe te lichten hoe het project er voor staat en hoe dat zich verhoudt tot de knelpunten en oplossingsrichtingen. In zo’n geval kan het raadzaam zijn het project bij een volgende aanvraag grondig te herschrijven of te vervangen door een nieuw (opvolgend) project.

• Kosten en uitgaven

Bij een kosten-uitgaven systematiek  geef je in je aanvraag aan welke kosten of uitgaven je per project verwacht. Wanneer deze onvoldoende duidelijk gespecificeerd zijn of hoger uitvallen dan verwacht, worden vaak vragen gesteld. Meestal word je gevraagd de kosten of uitgaven te specificeren of op te delen in kleinere, specifiekere posten. Het kan ook voorkomen dat slechts een deel van de gevraagde kosten of uitgaven toegewezen wordt.

• Eigen werk of uitbesteed onderzoek?

Alleen eigen ontwikkelingen komen onder aanmerking voor de WBSO. Vooral bij beginnende bedrijven of een voor jou geheel nieuwe ontwikkelrichting heeft RVO soms weinig zicht op de ontwikkelvaardigheden van je medewerkers. Daarom wordt vaak de vraag gesteld ‘Zijn dit je eigen ontwikkelingen i.e. worden alle activiteiten in eigen beheer uitgevoerd?”. Zie deze vragen vooral als een uitnodiging om toe te lichten dat je wél de juiste competenties en ervaring aan boord hebt om deze ontwikkelingen zelf uit te voeren. Hierbij kun je denken aan verwijzingen naar de LinkedIn-pagina van betrokken medewerkers of voorbeelden van eerdere ontwikkelwerkzaamheden binnen je bedrijf of door je medewerkers. Wil je dit type vragen voorkomen? Dan kan het helpen je bedrijfswebsite actueel te houden en daarop melding te maken van ontwikkelwerkzaamheden. Een RVO-adviseur kijkt vaak even op je website en zo kun je vaak vragen beantwoorden voor ze gesteld zijn.

• Serieuze twijfels

Heeft een RVO-adviseur ernstige bedenkingen bij een project? Dan is de kans groot dat je de zin “Ik ben voornemens dit project af te wijzen” leest. Dit hoeft echter geen reden tot paniek te zijn. Je subsidieadviseur bewijst hier zijn waarde; zelfs deze projecten zijn vaak nog te redden door je perspectief goed te beargumenteren. Essentieel hierin is om de technische knelpunten voldoende sterk en onderbouwd te maken in je reactie.

• Intrekken

Twijfel je over je project naar aanleiding van vragen van de RVO-adviseur? Of zie je geen kansen om het project alsnog verder toe te lichten? Dan kun je in overleg met je subsidieadviseur overwegen het project in te trekken. RVO waardeert een professionele en eerlijke reactie op ernstige bedenkingen. Waar goed onderbouwde extra toelichting door RVO gewaardeerd wordt, wordt discussie over interpretatie van de WBSO-regels niet op prijs gesteld.

• Telefonische toelichting

Wanneer er vragen spelen kan een RVO-adviseur persoonlijk contact met je opnemen om via telefoon een project toe te lichten. Dit kan pittiger zijn dan een schriftelijke toelichting; wat je zegt kan niet zomaar worden teruggenomen en de bedenktijd is beperkt. Je kunt gelukkig altijd vragen om de vragen even op papier te zetten. Zo heb je tijd om te overleggen met betrokken medewerkers en je subsidieadviseur.

Zelf oplossen of ontzorgen?

Een vragenbrief beantwoorden is iets wat de meeste bedrijven wel aan kunnen. Wanneer er echter een grote hoeveelheid uren op het spel staan, wordt het gemakkelijk om een vergissing te maken. Let dus goed op wat je precies benadrukt in je antwoorden en houd de WBSO handleiding inclusief de voorwaarden in je achterhoofd. Heb je liever dat deze zorgen je uit handen genomen worden? Neem dan contact op met de adviseurs van Craeghs, we helpen je graag verder!

Meer WBSO vragen?

Wil je nog meer weten over de WBSO? Bekijk ons klantverhaal met Image Building over welke innovaties in de WBSO kunnen. Heb je een vraag die nog niet beantwoord is? Neem contact met ons op en we helpen je graag verder! Bel 010 – 243 06 53 of mail naar info@craeghs.nl.