WBSO Tips & Tricks – de S&O verklaring

Wanneer jouw WBSO aanvraag positief is beoordeeld, ontvang je een S&O verklaring, ofwel een beschikking van RVO. Hierin wordt uitgesplitst hoeveel uren (en kosten en uitgaven indien van toepassing) zijn goedgekeurd per project.

Soms plaatst de RVO-adviseur een aantekening of voorwaarde in de beschikking, neem deze zeer serieus. Dit gaat vaak over aspecten die nét geen vragenbrief waard waren. Als je hier niet naar handelt, kan het aanleiding zijn voor een vragenbrief bij een volgende aanvraag.

Verreken jouw voordeel

Bij jouw S&O verklaring is een overzicht toegevoegd van relevante cijfers en bedragen. Dit betreft onder meer het S&O-loon, het aantal uren, en de toegekende kosten en uitgave of toeslag voor de forfaitaire berekening. Met jouw S&O verklaring kun je het verkregen voordeel verrekenen. Het is verstandig dit te doen in overleg met zowel de financiële- als de S&O-afdeling.

Vaak wordt de keuze gemaakt iets meer uren of kosten aan te vragen dan de S&O-medewerkers werkelijk verwachten te maken (de veiligheidsmarge). Het is echter verstandig deze veiligheidsmarge nog niet te verzilveren. Zo voorkom je dat je na de mededeling van de werkelijk gerealiseerde uren of kosten een fors bedrag terug moet betalen. Je kunt er ook voor kiezen het gehele S&O voordeel achteraf te verrekenen. Dan ben je er te allen tijde van verzekerd dat je geld terug zult krijgen.

Voorwaarden

Bij het verzilveren van het verkregen S&O voordeel gelden een aantal belangrijke voorwaarden:

• Indien je na het afgeronde jaar nog niet alle afdrachtvermindering hebt verwerkt, kun je deze alsnog verrekenen via een correctiebericht: dit mag over de aangiftetijdvakken die vallen binnen het jaar waarop de S&O-verklaring betrekking heeft (voor zover er binnen dit tijdvak loonheffing is afgedragen).
• Is de maximale S&O-afdrachtvermindering hoger dan de loonbelasting die je over het betreffende jaar afdraagt? Dan is je maximaal netto voordeel nooit hoger dan de totaalsom loonheffing vóór de afdrachtvermindering.
• Ieder voorjaar doe je een mededeling over de realisatie in het voorgaande jaar. Indien je meer voordeel hebt verrekend dan je hebt gerealiseerd, ontvang je een correctieverklaring. Hierin staat welk bedrag je alsnog zult moeten betalen.

In de S&O verklaring word je ook gewezen op de plicht een eigen S&O-administratie bij te houden. Het is verstandig deze administratie te integreren of te combineren met jouw bestaande administratieve processen om de administratieve lasten te beperken. De administratie moet ten minste aan de volgende eisen voldoen:

• Uren worden geregistreerd per werknemer, per project, per dag.
• Uren moeten binnen 10 dagen geregistreerd worden.
• Alle relevante documenten worden bewaard in de projectadministratie. Tekeningen, schetsen, berekeningen of prototypes worden bij voorkeur voorzien van een datum en naam/paraaf van de uitvoerend medewerker.
• Werk je met de kosten-uitgaven systematiek? Bewaar dan ook relevante facturen en betaalbewijzen. Indien bedrijfsmiddelen (deels) op afschrijving opgevoerd worden, registreer je ook de uren dat dit bedrijfsmiddel ten behoeve van S&O ingezet wordt.

Meer weten?

Wil je meer weten over de WBSO? Kijk dan ook eens naar de andere onderdelen van onze jaarlijks geactualiseerde Tips & Tricks-serie. Heb je andere vragen over de WBSO die nog niet beantwoord zijn? Neem dan vrijblijvend contact met ons op. We helpen je graag verder met advies over de WBSO. Onze adviseurs helpen je ook graag met het volledig verzorgen van jouw WBSO-aanvraag. Bel ons op 010 – 243 06 53 of stuur een e-mail naar info@craeghs.nl.