WBSO Tips & Tricks – de WBSO-vragenbrief

Nadat een WBSO-aanvraag ingediend is wordt deze beoordeeld door de adviseurs van RVO. Het kan soms voorkomen dat een RVO-adviseur aanvullende informatie nodig heeft om de omschreven innovatie goed te kunnen beoordelen. Ook kan het voorkomen dat ze aanvullende vragen hebben over de noodzaak van bepaalde kosten of uitgaven als onderdeel van de innovatie. Soms volstaat een telefonische vraag, maar meestal worden vragen schriftelijk gesteld. Dit gebeurt via het WBSO-portal in de vorm van een aanvullingsverzoek, ook wel de WBSO-vragenbrief genoemd.

Een WBSO-vragenbrief verdient serieuze aandacht, maar kan ook gezien worden als een kans. Het biedt ruimte om een innovatie met meer detail en diepgang toe te lichten dan normaal in de WBSO mogelijk is. In zo’n 90% van de gevallen lukt het dan ook om met de beantwoording van de vragen de RVO-adviseur te overtuigen van de WBSO-waardigheid van uw S&O werk. Ook kan het voorkomen dat een vraag gesteld wordt uit oprechte interesse of bezorgdheid bij een RVO-adviseur. Zo kan het bij voorbeeld voorkomen dat zij u willen wijzen op het belang van bepaalde vergunningen voor uw testactiviteiten.

Tips bij een vragenbrief

Om u te helpen bij het begrijpen én succesvol beantwoorden van een vragenbrief, hebben we een aantal tips en tricks opgesteld voor de meest voorkomende soorten vragenbrieven.

• Vragen over het werkingsprincipe

Soms is het lastig om een werkingsprincipe in alleen woorden uit te leggen. Het opsturen van een schets, tekening of foto van het (beoogd) werkingsprincipe of een onderdeel daarvan kan heel veel duidelijk maken. Vergeet natuurlijk niet om een begeleidende tekst mee te sturen waarin u uitlegt waar de adviseur op moet letten.

• Deels wel, deels niet WBSO

Het kan voorkomen dat een deel van de omschreven activiteiten in de ogen van de RVO-adviseur niet WBSO-waardig is. Als u zeker weet dat die observatie niet klopt, kunt u beargumenteren waarom uw activiteiten wél WBSO-waardig zijn. Het kan echter ook voorkomen dat een deel van uw activiteiten ‘op het randje zit’. In dat geval is het soms verstandig om akkoord te gaan met een kleine correctie van het aantal uren. Zo kunt u relatief eenvoudig het grootste deel van uw uren wél goedgekeurd krijgen.

• Langlopende projecten

Soms loopt een WBSO-project jarenlang door, waarbij bijstelling plaatsvindt naar aanleiding van nieuwe inzichten en ontwikkelingen. Hierdoor kan het voor een RVO-adviseur onduidelijk worden wat de actuele knelpunten en oplossingsrichtingen zijn. Vaak lukt het nog om in een antwoordbrief toe te lichten hoe het project er voor staat en hoe dat zich verhoudt tot de knelpunten en oplossingsrichtingen. In zo’n geval kan het raadzaam zijn het project bij een volgende aanvraag grondig te herschrijven of te vervangen door een nieuw (opvolgend) project.

• Kosten en uitgaven

Bij een kosten-uitgaven systematiek  (lees ons artikel  forfaitair vs. uren-kosten) geeft u in uw aanvraag aan welke kosten of uitgaven u per project verwacht. Wanneer deze onvoldoende duidelijk gespecificeerd zijn of hoger uitvallen dan verwacht, worden vaak vragen gesteld. Meestal wordt u gevraagd de kosten of uitgaven te specificeren of op te delen in kleinere, specifiekere posten. Het kan ook voorkomen dat slechts een deel van de gevraagd kosten of uitgaven toegewezen wordt.

• Eigen werk of uitbesteed onderzoek?

Alleen eigen ontwikkelingen komen onder aanmerking voor de WBSO. Vooral bij beginnende bedrijven of een voor u geheel nieuwe ontwikkelrichting heeft RVO soms weinig zicht op de ontwikkelvaardigheden van uw medewerkers. Daarom wordt vaak de vraag gesteld ‘Zijn dit uw eigen ontwikkelingen i.e. worden alle activiteiten in eigen beheer uitgevoerd?”. Zie deze vragen vooral als een uitnodiging om toe te lichten dat u wél de juiste competenties en ervaring aan boord heeft om deze ontwikkelingen zelf uit te voeren. Hierbij kunt u denken aan verwijzingen naar de LinkedIn-pagina van betrokken medewerkers of voorbeelden van eerdere ontwikkelwerkzaamheden binnen uw bedrijf of door uw medewerkers. Wilt u dit type vragen voorkomen? Dan kan het helpen uw bedrijfswebsite actueel te houden en daarop melding te maken van ontwikkelwerkzaamheden. Een RVO-adviseur kijkt vaak even op uw website en zo kunt u vaak vragen beantwoorden voor ze gesteld zijn.

• Serieuze twijfels

Heeft een RVO-adviseur ernstige bedenkingen bij een project? Dan is de kans groot dat u de zin “Ik ben voornemens dit project af te wijzen” leest. Dit hoeft echter geen reden tot paniek te zijn. Uw subsidieadviseur bewijst hier zijn waarde; zelfs deze projecten zijn vaak nog te redden door uw perspectief goed te beargumenteren. Essentieel hierin is om de technische knelpunten voldoende sterk en onderbouwd te maken in uw reactie.

• Intrekken

Twijfelt u over uw project naar aanleiding van vragen van de RVO-adviseur? Of ziet u geen kansen om het project alsnog verder toe te lichten? Dan kunt u in overleg met uw subsidieadviseur overwegen het project in te trekken. RVO waardeert een professionele en eerlijke reactie op ernstige bedenkingen. Waar goed onderbouwde extra toelichting door RVO gewaardeerd wordt, wordt discussie over interpretatie van de WBSO-regels niet op prijs gesteld.

• Telefonische toelichting

Wanneer er vragen spelen kan een RVO-adviseur persoonlijk contact met u opnemen om via telefoon een project toe te lichten. Dit kan pittiger zijn dan een schriftelijke toelichting; wat u zegt kan niet zomaar worden teruggenomen en de bedenktijd is beperkt. U kunt gelukkig altijd vragen om de vragen even op papier te zetten. Zo heeft u tijd om te overleggen met betrokken medewerkers en uw subsidieadviseur.

Zelf oplossen of ontzorgen?

Een vragenbrief beantwoorden is iets wat de meeste bedrijven wel aan kunnen. Wanneer er echter een grote hoeveelheid uren op het spel staan, wordt het gemakkelijk om een vergissing te maken. Let dus goed op wat u precies benadrukt in uw antwoorden en houd de WBSO handleiding inclusief de voorwaarden in uw achterhoofd. Heeft u liever dat deze zorgen u uit handen genomen worden? Neemt u dan contact op met de adviseurs van Craeghs, we helpen u graag verder!

Meer WBSO vragen?

Wilt u nog meer weten over de WBSO? Bekijk de andere delen uit de serie WBSO Tips & Tricks. Bekijk ook ons klantverhaal met Image Building over welke innovaties in de WBSO kunnen. Heeft u een vraag die nog niet beantwoord is? Neem contact met ons op en we helpen u graag verder! Bel 010 – 243 06 53 of mail naar info@craeghs.nl.